Dataskyddsbeskrivning
Publicerad 12.6.2025
1 Principer för skydd av personuppgifter vid Novium
Studerandekåren Novium vid Yrkeshögskolan Novia har förbundit sig till att skydda integriteten hos användarna av Noviums tjänster och att iaktta dataskyddslagstiftningen samt god dataskyddspraxis i sin verksamhet. Denna dataskyddsbeskrivning redogör för hur Novium samlar in och behandlar personuppgifter. Med ”personuppgifter” avses all information som kan kopplas till en enskild individ.
Denna dataskyddsbeskrivning tillämpas när Novium är registeransvarig. Vi hänvisar även till denna dataskyddsbeskrivning vid användning av eller registrering för Noviums tjänster och evenemang.
Om du inte godkänner vår policy såsom den beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning kan vi inte rekommendera att du överlämnar dina personuppgifter till Novium.
1.1 Rättslig grund för behandling av personuppgifter enligt GDPR
För att behandla personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (GDPR) krävs en giltig rättslig grund. Yrkeshögskolan Novia (inklusive Studerandekåren Novium) tillämpar följande grunder beroende på syftet med behandlingen:
Samtycke (artikel 6.1 a)
Behandling baserad på samtycke innebär att du frivilligt, efter att ha fått tydlig information, godkänner att dina personuppgifter används för ett specifikt ändamål. Samtycket kan ges skriftligt eller muntligt. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta registrator@novia.fi. Behandling som redan skett innan återkallelsen påverkas inte.
Avtal (artikel 6.1 b)
Om du har ingått eller är på väg att ingå ett avtal med Studerandekåren Novium, kan det vara nödvändigt att behandla dina personuppgifter för att uppfylla avtalsförpliktelserna.
Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (artikel 6.1 e)
Novia har enligt yrkeshögskolelagen uppdrag av allmänt intresse och rätt att utöva offentlig makt. Exempelvis omfattas vetenskaplig forskning av denna grund.
Berättigat intresse (artikel 6.1 f)
I vissa fall kan personuppgifter behandlas för att tillgodose ett berättigat intresse hos Novia eller en tredje part. Detta förutsätter att en intresseavvägning visar att det berättigade intresset väger tyngre än den registrerades rätt till skydd av sina personuppgifter. Observera att denna grund inte kan användas när Novia utför sina lagstadgade uppgifter som högskola.
Tillämpning:
Medlemsregister
Studerandekåren Novium använder Novia Network som medlemsregister. Genom systemet kan medlemmar bland annat ansöka om studiekort (CardPlus/Slice). Den rättsliga grunden för denna behandling är avtalet som hänvisar till den rättsliga grunden (artikel 6.1 b GDPR).
2 Personuppgifter som samlas in
Novium kan samla in sådana personuppgifter som är nödvändiga med tanke på de användningsändamål som fastställs i denna dataskyddsdeklaration. Exakt vilka uppgifter det är frågan om beror på ändamålet.
2.1 Uppgifter du överlämnat själv
I samband med att du anmäler dig till ett evenemang, anmäler ditt intresse till ett förtroendeuppdrag eller ingår ett avtal med Novium ber vid dig om vissa nödvändiga uppgifter.
Bland dessa uppgifter kan ingå:
Matrikelnummer
Namn
E-postadress och annan kontaktinformation
Information om dieter och allergier
Kontonummer
Önskemål om bordsplacering
Medlemskap i och/eller förtroendeuppdrag inom en eller flera föreningar
Andra uppgifter som du lämnat eller som lämnats ut med ditt samtycke
2.2 Personuppgifter som lämnats ut till Novium
I enlighet med Yrkeshögskolelagen 932/2014 (§ 41) kan alla studerande vid en yrkeshögskola som har antagits för att studera för lägre eller högre högskoleexamen, med undantag av studerande som deltar i uppdragsutbildning, höra till studerandekåren. Studerandekåren övervakar att medlemsavgiften betalas.
För att kunna kontrollera kårmedlemskapet har Novium tillgång till ett medlemsregister via Mira Network CRM. De insamlade uppgifterna hanteras inom ramen för Yrkeshögskolan Novias verksamhet. Novia Network är det CRM-system som används för att administrera externa kontakter och aktiviteter kopplade till arbetslivet. Systemet fungerar som ett centralt och strukturerat register över Novias kunder, samarbetspartners, intressenter och näringslivskontakter. Genom Novia Network kan vi systematiskt kartlägga behov hos våra kunder och partners samt hantera de uppdrag som Novia genomför.
Endast Noviums anställda har tillgång till CRM-systemet. Användarrättigheter till programmet ges av huvudanvändaren enligt behov. Användarrättigheterna är kopplade till en persons Novia-e-postadress, vilket innebär att rättigheterna tas bort automatiskt då anställningsförhållandet upphör. Endast Noviums anställda och huvudanvändaren Novia-anställd har tillgång till uppgifter som är kopplade till medlemskap i Novium och studiekort.
Personuppgifterna i medlemsregistret via Mira Network CRM som Novium kommer åt är:
Namn
Födelsedatum
Personbeteckning
Kontaktuppgifter (tel.nr., postadress)
Närvarostatus / kårmedlemskap ja/nej
Campus
Planerat examensår
Bild av studerande (laddas upp själv vid beställning av studiekort)
Observera att Novium inte kan redigera uppgifterna i Mira Network CRM:s register.
3 Varför behandlas personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter i ett eller flera syften som räknas upp nedan.
3.1 Granskning av kårmedlemskap
Studerandena i utbildning som leder till examen kan höra till studerandekåren. Den kan också godkänna andra studerande vid yrkeshögskolan som medlemmar (Yrkeshögskolelagen 932/2014 (§ 41)). En studerandes kårmedlemskap berättigar också till vissa rabatter och tjänster. Studerandekårernas gemensamma fysiska studiekort förses med valideringsdekal från kårkansliet som bevis på kårmedlemskap.
Förtroendeuppdrag som ex. studeranderepresentant, tutor eller medlem i kårfullmäktige kräver också kårmedlemskap.
3.2 Kommunikation och rekrytering
Novium har som uppgift att utse studentrepresentanter till olika arbetsgrupper och organ inom och utom Novia. Som intressebevakare för alla studerande vid Novia är Novium också mån om att informera valda studentrepresentanter om ärenden som berör dem i deras uppdrag.
3.3 Evenemangsarrangemang
Novium tar emot personanmälningar till evenemang i egen regi och i samarbete med andra parter. Till vissa evenemang skickar Novium också ut inbjudningar.
3.4 Avtal
Om du har ett avtal eller ska ingå ett avtal och det är nödvändigt att behandla dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.
Utbytesstuderande som endast kommer till Finland under en begränsad tidsperiod kan hyra ett startpaket av Novium med de mest nödvändiga och utrymmeskrävande sakerna de behöver under sin vistelse. Då undertecknas ett hyresavtal mellan studerande och Novium.
4 Lämnas personuppgifter ut?
Novium överlämnar inte aktivt personuppgifter. Däremot överförs personuppgifter till de program vi använder inom kåren såsom Mira Netwroks CRM, CardPlus och Slice.
4.1 Överförs mina personuppgifter utanför EU/EES?
Personuppgifterna kan komma att överföras tillfälligt utanför EU/EES p.g.a. det verktyg
som används i samband med t.ex. enkäter. Insamlingen med verktyget Microsoft Forms kan innebära att personuppgifter tillfälligt överförs utanför EU/EES. I övrigt överförs, behandlas eller lagras inga personuppgifter utanför EU/EES.
4.2 Under- och tjänsteleverantörer samt samarbetspartners
Novium kan anlita under- och tjänsteleverantörer för genomförandet av olika evenemang. Avtal kan även ingås med samarbetspartners för att tillhandahålla service och tjänster.
Dessa externa parter får inte använda dina uppgifter för andra ändamål än de som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning samt i de syften som Novium har fastställt. Novium förpliktar dem att hålla dina uppgifter hemliga och vidta tillräckliga åtgärder för att trygga säkerheten för dina personuppgifter.
4.3 Utlämnande av personuppgifter utifrån tvingande lagstiftning
Dina personuppgifter kan lämnas ut utifrån krav som en behörig myndighet ställt eller krav som bygger på lag.
5 På vilket sätt ser Novium till att uppgifterna är aktuella?
Vi vidtar rimliga åtgärder för att säkerställa riktigheten av de personuppgifter vi har genom att radera onödiga uppgifter och uppdatera föråldrad information.
Observera att det är din uppgift att uppdatera de personuppgifter du har lämnat till oss, om uppgifterna ändras.
6 Vad gör Novium för att skydda mina personuppgifter?
Vi är speciellt noga med dataskyddet och informationssäkerheten när vi planerar, tillhandahåller och underhåller våra tjänster. Vi använder ändamålsenliga fysiska, tekniska och administrativa skyddsmetoder för att skydda dina personuppgifter mot missbruk. Vi begränsar åtkomsten till system och databaser som innehåller personuppgifter och de får endast användas av utvalda personer som behöver och är behöriga att behandla personuppgifter i sitt arbete.
Vi genomför dataskyddet och informationssäkerheten bland annat genom förebyggande riskhantering och genom att beakta dataskyddet och informationssäkerheten vid planering, utbilda våra medarbetare och regelbundet kontrollera att våra tjänster stämmer överens med kraven. Vi hanterar risker för missbruk av uppgifter och andra motsvarande risker genom att beakta sannolikheten för risker och arten av de uppgifter som ska skyddas.
Vid tillhandahållandet av tjänster och behandlingen av personuppgifter kan Novium anlita även underleverantörer och tjänsteleverantörer. I så fall ser vi genom avtal och andra arrangemang till att dina personuppgifter behandlas enligt lagstiftningen, god dataskyddspraxis och denna dataskyddsbeskrivning.
7 Hur lång tid sparas uppgifter?
Vi sparar dina uppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och endast så länge som det är nödvändigt för att verkställa de syften som fastställs i denna dataskyddsbeskrivning. Vi raderar dina personuppgifter när grunden för behandlingen av personuppgifterna har upphört.
Din bas information och information om studiekort sparas så länge som du är medlem i Novium.
8 Vilka rättigheter har jag?
Enligt lag har du rätt till insyn i de uppgifter vi har samlat in om dig. Dessutom har du rätt att kräva att felaktiga, ofullständiga, onödiga eller föråldrade uppgifter ska rättas eller raderas.
Du kan utöva din rätt genom att skicka oss en begäran till de kontaktuppgifter som anges nedan.
9 Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning
Novium utvecklar kontinuerligt sina tjänster och kan tidvis göra ändringar i denna dataskyddsbeskrivning utan föregående meddelande. Ändringar kan också bero på ändringar i lagstiftningen. Vi rekommenderar att du då och då läser denna dataskyddsbeskrivning för att få vetskap om eventuella ändringar i den.
10 Registeransvarig och kontakt
Registeransvarig är Studerandekåren vid Yrkeshögskolan Novia - Novium, Wolffskavägen 33, 65200 Vasa.
Om du har frågor om integritetsskyddet kan du kontakta oss per e-post på novium@novia.fi. Du kan också använda postadressen Studerandekåren Novium, Wolffskavägen 33, 65200 Vasa.
Observera att vi av informationssäkerhetsskäl kan vara tvungna att kontrollera din identitet innan vi kan uppfylla din begäran.
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi tietosuoja.fi